Politique de confidentialité

Introduction

La protection de votre vie privée et de vos données personnelles est primordiale pour Refractio.

La présente politique de protection des données (la « Politique ») s’applique à tous les utilisateurs (les « Utilisateurs » ou « vous » ou « vos » ou « votre ») du site internet https://refractio.fr/ (le « Site ») et de la plateforme Refractio qui vous permet d’accéder aux différentes solutions proposées par Refractio (la « Plateforme ») accessible par le biais d’une application dédiée disponible sur internet.

La présente politique a pour objectif de vous informer de manière claire et complète des traitements de vos données personnelles effectués par Refractio, conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données personnelles et à la libre circulation de ces données et à la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés dans sa dernière version en vigueur (ensemble la « Réglementation Applicable »).

A titre informatif, est considérée comme une donnée personnelle toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable : une personne physique identifiable est une personne physique qui peut être identifiée, directement (exemples : nom et prénom) ou indirectement (exemples : un numéro de téléphone ou une adresse postale).

La Politique peut être mise à jour à tout moment, à la suite, entre autres, de changements juridiques, techniques ou commerciaux. Nous vous informerons de toute modification substantielle. Nous vous recommandons néanmoins de consulter régulièrement cette Politique afin de prendre connaissance de sa dernière version en vigueur.

1. Qui est le responsable du traitement de vos données personnelles ?

Refractio, société par actions simplifiée, dont le siège social est situé 55 rue Chevalier, 95160 Montmorency, France, immatriculée au RCS de Pontoise sous le numéro 953 470 937 (« Refractio », « nous », « nos » ou « notre ») est le responsable du traitement de vos données personnelles (c’est-à-dire l’entité qui détermine les objectifs poursuivis et les moyens mis en œuvre pour les réaliser) effectué à travers le Site et la Plateforme.

2. Pour quelles finalités et sur quelle base juridique les données personnelles sont-elles collectées ?

Refractio veille à collecter et à traiter des données personnelles pertinentes, adéquates, non excessives et strictement nécessaires au regard des finalités poursuivies.

Vous trouverez ci-après les informations pertinentes relatives au traitement de vos données personnelles et plus précisément :

• Les différentes finalités poursuivies ;
• Les données personnelles collectées ;
• La base légale sur laquelle nous nous fondons pour réaliser le traitement ; et
• La durée pendant laquelle nous conservons vos données personnelles.

Sur le Site

Vous communiquer des informations commerciales sur nos offres, évènements, services par le biais de l’envoi de notre newsletter

• Données personnelles collectées : adresse e-mail.
• Base légale : votre consentement (vous avez volontairement indiqué votre adresse e-mail, et vous pouvez bien entendu vous opposer à tout moment à la réception de notre newsletter).
• Durée de conservation : pendant toute la durée de notre relation contractuelle et jusqu’à un délai de 3 ans après votre inscription à la newsletter ou la fin de notre relation contractuelle. Vous pouvez vous opposer à la newsletter à tout moment grâce au lien dédié communiqué au sein des e-mails.

Stocker votre consentement au dépôt de cookies non strictement essentiels au fonctionnement du Site

• Données personnelles collectées : informations sur le consentement du visiteur, comme la date, son identifiant anonyme unique, et s’il a déjà consenti ou non, ainsi que la liste des cookies acceptés par le visiteur.
• Base légale : l’obligation légale de Refractio de respecter le choix de l’Utilisateur relatif au dépôt de cookies.
• Durée de conservation : les cookies déposés ont une durée de vie de 6 mois.

Effectuer des analyses statistiques anonymes sur les performances du Site afin de pouvoir améliorer et optimiser ses fonctionnalités, son contenu et votre navigation

• Données personnelles collectées : adresse IP de l'Utilisateur, identifiant du visiteur.
• Base légale : votre consentement.
• Durée de conservation : les cookies déposés ont une durée de vie de 6 mois.

Vous permettre d'accéder au Site et d'utiliser les différentes fonctionnalités du Site via le dépôt de cookies strictement nécessaires

• Données personnelles collectées : données relatives à l'appareil utilisé pour accéder et utiliser le Site : adresse IP, informations techniques concernant les caractéristiques et les données d'exploitation de l'appareil de l'Utilisateur, l'opérateur, le système d'exploitation, le modèle de l'appareil, l'adresse IP, la date et heure d’accès.
• Base légale : l’intérêt légitime de Refractio d’être en mesure de fournir à ses Utilisateurs un Site fonctionnel.
• Durée de conservation : les cookies déposés ont une durée de vie de 13 mois, les informations collectées par l'intermédiaire de ces cookies sont conservées pour une durée de 25 mois.

Sur la Plateforme

Pour vous mettre en relation (Utilisateur et Refractio)

• Données personnelles collectées : adresse email, numéro de téléphone, date de naissance, adresse postale, RIB, pays de résidence.
• Base légale : l’exécution du contrat entre vous et Refractio.
• Durée de conservation : 3 ans suivant notre dernier contact avec vous/de la fin du contrat conclu.

Autres finalités applicables au Site et à la Plateforme

Réaliser des enquêtes de satisfaction, prendre en compte vos commentaires sur nos services et créer des statistiques/indicateurs commerciaux, sur l'utilisation de nos services afin de les améliorer

• Données personnelles collectées : nom, prénom, informations relatives aux services souscrits, vos remarques et commentaires.
• Base légale : l'intérêt légitime de Refractio, plus spécifiquement son intérêt commercial et économique à comprendre les attentes des clients et à améliorer ses produits et services en conséquence.
• Durée de conservation : 2 ans suivant la réalisation des enquêtes et statistiques.

Répondre à vos questions et réclamations (relatives au fonctionnement du Site ou de l’application et aux services proposés par Refractio)

• Données personnelles collectées : selon l’objet de votre demande : nom, prénom, adresse e-mail, numéro de téléphone, adresse de facturation, services auxquels vous avez souscrit, toute autre information que vous nous fournissez directement et volontairement dans le cadre de votre demande.
• Base légale : selon l’objet de votre demande, la base légale est soit, si votre demande n’est pas en lien avec un service déjà souscrit chez Refractio, l'intérêt légitime de Refractio, plus spécifiquement son intérêt économique à offrir un service/suivi client de qualité ; soit, si votre demande est en lien avec un service déjà souscrit chez Refractio, l’exécution du contrat entre vous et Refractio.
• Durée de conservation : si votre demande n’est pas en lien avec un produit/service déjà acheté/souscrit chez Refractio, nous conserverons vos données personnelles pendant 5 ans après la clôture de la demande (sauf pour les demandes très basiques pour lesquelles vos données personnelles ne seront pas conservées). Si votre demande est en lien avec un produit/service déjà acheté/souscrit chez Refractio, nous conserverons vos données personnelles pendant 5 ans à compter de la fin de la relation contractuelle.

Gérer les demandes d’exercice de droits des personnes

• Données personnelles collectées : prénom, nom, coordonnées, toute autre donnée personnelle ciblée par votre demande.
• Base légale : le respect par Refractio de ses obligations légales.
• Durée de conservation : s’agissant de la preuve d'identité (si requise) : supprimée une fois la demande traitée (elle peut néanmoins être conservée plus longtemps, pendant 6 ans à compter de la clôture de la demande, s'il existe un risque élevé de litige). S’agissant des données collectées pour gérer la demande : jusqu'à la gestion/clôture de la demande. S’agissant de la réponse qui vous est fournie : 6 ans à compter de la clôture de la demande. A noter que si votre demande concerne la suppression de vos données / opposition à leur traitement dans le cadre de nos activités marketing, nous conserverons vos données pendant 5 ans de manière à tenir à jour notre liste d’opposition.

Gérer tout contentieux ou précontentieux

• Données personnelles collectées : la nature des données traitées dépend du litige mais il peut potentiellement s’agir de toutes les données listées ci-dessus.
• Base légale : l’intérêt légitime de Refractio de protéger et défendre ses droits et intérêts.
• Durée de conservation : 5 ans après la fin de la relation contractuelle et/ou jusqu'à la fin de la procédure en cas de litige en cours. Veuillez noter que toutes les périodes de conservation identifiées dans cette section incluent la nécessité de conserver les données à des fins de gestion de contentieux (dans ce cas les données sont archivées avec des accès restreints dès qu’elles ne sont plus utiles à Refractio au quotidien/pour la finalité poursuivie au moment de leur collecte).

Réalisation de tous types d’opérations sur capital (en ce compris notamment les opérations d’acquisition, de cession, de fusion, de scission, d’apport, d’apport partiel d’actifs, de transmission universelle de patrimoine, de restructuration ou toutes autres opérations de transferts de titres ou de rapprochement de sociétés), qu’elles soient partielles ou totales, au niveau de Refractio

• Données personnelles collectées : la nature des données traitées dépend de la nature juridique de l’opération envisagée.
• Base légale : l'intérêt légitime de Refractio, plus spécifiquement son intérêt (social et économique) à réaliser l’opération envisagée.
• Durée de conservation : traitement des données dès l’ouverture des phases d’audits juridiques (i.e., due diligence) et jusqu’à la réalisation de l’opération envisagée.

3. La fourniture de vos données personnelles est-elle obligatoire ?

Le caractère obligatoire ou non de la fourniture de vos données personnelles à Refractio vous sera indiqué au moment de leur collecte (via un astérisque). Lorsque vous ne fournissez pas les données personnelles qui sont identifiées comme obligatoires, Refractio ne sera pas en mesure de répondre à votre demande et/ou de vous fournir les services souhaités.

4. A qui divulguons-nous vos données personnelles ?

Refractio s’engage à ne partager vos données personnelles que dans certaines circonstances et conformément aux dispositions de la Réglementation Applicable. Refractio ne communique ainsi vos données personnelles qu’à des destinataires identifiés dûment habilités, tel que décrit ci-dessous. L’ensemble des destinataires amenés à traiter vos données personnelles sont soumis à des obligations de confidentialité.

Ainsi Refractio transmet vos données personnelles :

• A des personnes habilitées en interne qui ont besoin de traiter vos données personnelles aux fins spécifiées au sein de la section 2 de la présente Politique et, plus précisément à : Fondateur ; Développeurs.
• Aux autorités et organismes publics à qui nous devons communiquer certaines de vos données personnelles pour se conformer à des obligations légales, pour protéger les droits et/ou la sûreté de Refractio ou d’un individu ;

Par ailleurs, vos données personnelles peuvent être partagées avec des tiers pour les motifs suivants :

• Dans le cadre de la réalisation avec ce tiers de tous types d’opérations sur capital (en ce compris notamment les opérations d’acquisition, de cession, de fusion, de scission, d’apport, d’apport partiel d’actifs, de transmission universelle de patrimoine, de restructuration ou toutes autres opérations de transferts de titres de rapprochement de sociétés), qu’elles soient partielles ou totales, au niveau de Refractio, ou
• En réponse à une procédure judiciaire ou administrative de toute nature ou à des mesures d’application de la loi réclamées par les autorités compétentes.

5. Transférons-nous vos données personnelles en dehors de l’Espace Economique Européen ?

Vos données personnelles ne font pas l’objet d’un transfert par Refractio vers un pays situé hors de l’Espace Economique Européen.

6. Quels sont vos droits sur vos données personnelles ?

Conformément à la Réglementation Applicable, vous bénéficiez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Un droit à l’information : vous avez le droit d’obtenir des informations claires, transparentes, compréhensibles et aisément accessibles sur la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel et sur vos droits.
• Un droit d’accès : vous avez le droit de savoir si vos données à caractère personnel sont traitées et d’en obtenir la communication dans un format compréhensible.
• Un droit de rectification : vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient rectifiées si elles sont inexactes ou périmées et/ou qu’elles soient complétées si elles sont incomplètes (sous réserve que la demande ne soit pas manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif).
• Un droit à l’effacement : vous avez le droit d’obtenir l’effacement ou la suppression de vos données à caractère personnel. Ce droit s’applique dans des circonstances particulières, à savoir : les données ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ; vous retirez votre consentement à l’utilisation de vos données ; vos données font l’objet d’un traitement illicite ; vos données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; vous vous êtes opposé au traitement de vos données et le responsable du fichier n’a pas de motif légitime ou impérieux de ne pas donner suite à cette demande. Ceci n’est pas un droit absolu, dans la mesure où nous pouvons être contraints de conserver vos données à caractère personnel pour des motifs légaux ou légitimes.
• Un droit à la limitation du traitement : ce droit signifie que le traitement des données à caractère personnel vous concernant auquel nous procédons est limité, de sorte que nous pouvons conserver ces données à caractère personnel, mais nous ne pouvons pas les utiliser ni les traiter. Ce droit s’applique dans des circonstances particulières, à savoir : dans les cas où vous contestez l’exactitude des données à caractère personnel (le traitement est alors limité pendant une durée permettant à Refractio de vérifier l’exactitude des données à caractère personnel) ; dans les cas où le traitement est illicite et que vous vous opposez à leur effacement et exigez à la place la limitation de leur utilisation ; dans les cas où Refractio n’a plus besoin des données à caractère personnel aux fins du traitement mais que celles-ci sont encore nécessaires à la personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice ; dans les cas où vous vous opposez au traitement fondé sur les intérêts légitimes poursuivis par Refractio pendant la vérification portant sur le point de savoir si les motifs légitimes poursuivis par Refractio prévalent sur vos droits et libertés.
• Un droit à retirer votre consentement à tout moment sans que cela n’affecte le traitement effectué avant le retrait.
• Un droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies et qui sont présentes dans notre base de données, sous un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Ce droit s’applique uniquement lorsque le traitement de vos données (i) est fondé sur l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ou sur votre consentement préalable et (ii) est effectué à l'aide de procédés automatisés.
• Un droit de faire parvenir des directives particulières concernant le sort de vos données à caractère personnel après votre décès.
• Un droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Refractio : vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons tenant à votre situation particulière, à moins que Refractio ne fasse valoir des motifs légitimes et impérieux pour le traitement de telles données qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque de telles données sont nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice. L’exercice de ce droit n’est possible que lorsque le traitement est fondé sur l’intérêt légitime de Refractio. Vous pouvez en outre vous opposer à tout moment à la réception de nos communications commerciales (i) en cliquant sur le lien présent dans le bas de page desdites communications ou (ii) en envoyant un message aux coordonnées indiquées ci-dessous.
• Un droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle : vous avez le droit de saisir et d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de la Commission Nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Nous vous invitons néanmoins à nous contacter aux coordonnées ci-dessous avant d’introduire toute réclamation auprès de la CNIL.

Pour exercer l’ensemble de ces droits, vous pouvez adresser une demande par courrier postal à l’adresse suivante : 55 rue Chevalier, 95160, Montmorency ou par email à : bitran.quentin@refractio.fr

7. Comment nous contacter ?

Pour toutes questions, réclamations ou tous commentaires concernant cette Politique ou nos pratiques en matière de protection des données personnelles, nous vous prions de nous contacter en écrivant à l’adresse postale suivante : 55 rue Chevalier, 95160, Montmorency ou en envoyant un email à : bitran.quentin@refractio.fr